Avant la digitalisation, la dématérialisation
Exit la dématérialisation, place à la digitalisation ?
Juin 2017
Depuis quelques temps, la digitalisation fait l’actualité du monde de l’entreprise. Les deux termes ne désignent pourtant pas la même chose – ou plutôt, ils ne font pas référence à la même étape de la transformation numérique.
Si l’on parle aujourd’hui de digitalisation plus que de dématérialisation, c’est avant tout pour qualifier les entreprises qui, grâce à des solutions numériques, changent leur organisation, font évoluer les process, pour s’adapter. La dématérialisation en revanche, ne désignerait que la numérisation des documents internes, de la chaîne comptable ; le passage du papier au numérique, des classeurs aux serveurs. Autrement dit, pas de digitalisation sans dématérialisation préalable.
Une étape préalable qui n’est pourtant pas acquise. Dans son dernier « Baromètre de la transformation numérique de l’entreprise » (2016), l’entreprise Canon relève que seules 34% des entreprises interrogées sont équipées de solutions de gestion des documents car la numérisation des documents est encore parcimonieuse et très progressive. Exemple : un tiers seulement des entreprises qui ont participé à l’étude numérise systématiquement leurs factures.
Ce constat est d’autant plus paradoxal que 91% jugent que la dématérialisation est un enjeu majeur pour réaliser des économies de temps, diminuer l’utilisation coûteuse de papier et de courriers, faciliter le partage des informations et améliorer la traçabilité des documents.
Malgré ces bénéfices attendus, les habitudes des salariés, le manque d’implication de la direction et le manque d’accompagnement freinent la numérisation.
Car quoique sous-entende l’apparition du terme « digitalisation », la dématérialisation apporte déjà à son échelle, son lot de transformations. Pour réussir cette transition, il est nécessaire de réorganiser les processus (où et comment classer, trier, archiver ou rechercher efficacement les documents ?) et d’obtenir le soutien des employés avant de déployer les outils.
Quant à l’accompagnement des entreprises qui s’engagent dans cette première étape, elles peuvent bien sur compter sur l’expertise de l’agence Révolutions pour les accompagner.